Les registres sociaux semblent une simple formalité jusqu’au jour d’un litige, de la vente de l’entreprise ou d’un mandataire qui ne devrait plus signer. Ils deviennent alors la preuve de qui prend les décisions, de qui détient les actions et de qui peut engager la société.
Ce qu’exige la norme
Selon les articles 33 et 34 du Code de commerce (Código de Comercio), toute personne morale doit tenir un grand livre et un registre des procès-verbaux, sur papier ou sous forme électronique conformément à la norme de conservation des messages de données, et conserver ses pièces justificatives au moins dix ans (article 38). La société anonyme tient en outre un registre des actions et considère comme propriétaire la personne qui y est inscrite, en vertu des articles 128 et 129 de la loi générale sur les sociétés commerciales (Ley General de Sociedades Mercantiles), ainsi qu’un registre des variations du capital (article 219). Les procès-verbaux d’assemblée peuvent être signés de façon manuscrite ou électronique ; ceux des assemblées extraordinaires sont authentifiés par acte notarié et inscrits au Registre public du commerce (Registro Público de Comercio), conformément à l’article 194. L’assemblée ordinaire doit se réunir au moins une fois par an, dans les quatre mois suivant la clôture de l’exercice (article 181).
En matière de pouvoirs, le pouvoir général pour actes de disposition confère toutes les prérogatives du propriétaire, selon l’article 2554 du Code civil fédéral (Código Civil Federal). Si un pouvoir a été donné pour traiter avec une personne déterminée, la révocation doit être notifiée à cette personne ; à défaut, l’entreprise reste engagée par ce que le mandataire fait par la suite (article 2597). Comme l’inscription des pouvoirs au Registre public du commerce est facultative (article 21, fraction VII, du Code de commerce), l’inscription ne remplace pas la notification.
Que faire et dans quel délai
- Tenez l’assemblée ordinaire annuelle au plus tard le 30 avril si votre exercice se clôt le 31 décembre, et consignez le procès-verbal dans le registre.
- Si vous tenez des registres imprimés, faites-les relier dans les trois mois suivant la clôture de l’exercice.
- Rapprochez le registre des actions des cessions et des augmentations de capital effectivement réalisées.
- Faites authentifier par acte notarié et inscrire chaque procès-verbal d’assemblée extraordinaire en suspens.
- Dressez un inventaire des pouvoirs en vigueur et révoquez ceux des anciens dirigeants, en notifiant la révocation aux banques, clients et fournisseurs avec lesquels ils traitaient.
Recommandations pour atténuer les risques
Si, dans un procès commercial, une entreprise ne produit pas ses registres ou déclare ne pas en avoir, ceux de son adversaire font foi contre elle (article 1295, fraction III, du Code de commerce). Les actes soumis à inscription qui ne sont pas inscrits ne produisent d’effets qu’entre ceux qui les ont conclus (article 27), et un pouvoir dont la révocation n’a pas été notifiée au tiers continue d’engager la société. Tenir les registres dans une langue autre que l’espagnol est, pour sa part, sanctionné d’une amende d’au moins 25 000 pesos mexicains (MXN), sans excéder cinq pour cent du capital (article 37).
Notre approche chez LEXURE
Dans le cadre du Blindaje Corporativo, nous auditons les registres, les procès-verbaux, le registre des actions et les pouvoirs, et nous reconstituons ce qui manque. Nous remettons également un calendrier annuel des assemblées, des inscriptions et des revues de pouvoirs.
Si vous n’êtes pas certain que vos registres résisteraient à un litige, planifiez une réunion de diagnostic avec nous.
Base légale
- Code de commerce (Código de Comercio), articles 21, fraction VII, 27, 33, 34, 37, 38 et 1295, fraction III. Texte en vigueur (s’ouvre dans un nouvel onglet)
- Loi générale sur les sociétés commerciales (Ley General de Sociedades Mercantiles), articles 128, 129, 181, 194 et 219. Texte en vigueur (s’ouvre dans un nouvel onglet)
- Code civil fédéral (Código Civil Federal), articles 2554 et 2597. Texte en vigueur (s’ouvre dans un nouvel onglet)
Cette note est informative et décrit la norme en vigueur à la date de vérification. Elle ne constitue pas un avis de droit sur un cas particulier. Il s’agit d’une traduction de l’original espagnol : le droit mexicain est publié en espagnol et seuls les textes officiels en espagnol font foi.