Diagnóstico

Firma electrónica y conservación de contratos: cuándo un PDF firmado sí prueba

El Código de Comercio reconoce el contrato electrónico. Lo que se discute en juicio es si el método de firma y de conservación es fiable.

Equipo del área de Contratos Mercantiles de LEXURE 7 min de lectura Vigencia normativa verificada en 2026

Hoy muchos con­tra­tos mer­can­ti­les se firman en una pla­ta­forma y se guar­dan en una car­peta com­par­tida, y eso es válido. El pro­blema apa­rece cuando la otra parte niega haber fir­mado o alega que el docu­mento cambió, y la empresa des­cu­bre que solo con­serva un PDF sin forma de demos­trar quién lo firmó ni que sigue ínte­gro.

Qué exige la norma

El con­trato elec­tró­nico obliga. Los con­tra­tos mer­can­ti­les cele­bra­dos por medios elec­tró­ni­cos se per­fec­cio­nan desde que se recibe la acep­ta­ción (artículo 80 del Código de Comer­cio). No se niega vali­dez ni fuerza obli­ga­to­ria a la infor­ma­ción por estar con­te­nida en un men­saje de datos, y los men­sa­jes son medio de prueba (artículo 89 Bis). Cuando la ley exige forma escrita, se cumple con un men­saje de datos que se man­tenga ínte­gro y acce­si­ble para su con­sulta pos­te­rior (artículo 93).

Firma simple y firma avan­zada. La firma elec­tró­nica simple es cual­quier dato elec­tró­nico aso­ciado al men­saje que iden­ti­fica al fir­mante e indica que aprueba su con­te­nido (artículo 89). La firma elec­tró­nica avan­zada o fiable es la que cumple cuatro con­di­cio­nes: los datos de crea­ción corres­pon­den solo al fir­mante, esta­ban bajo su con­trol exclu­sivo al firmar, y es posi­ble detec­tar cual­quier alte­ra­ción pos­te­rior tanto de la firma como del men­saje (artículo 97). La ley no exige firma avan­zada para todo, pues basta una firma apro­piada para los fines del men­saje (artículo 97, primer párrafo), aunque en juicio la dife­ren­cia pesa.

Qué valora el juez. Para valo­rar un men­saje de datos se estima pri­mor­dial­mente la fia­bi­li­dad del método con que fue gene­rado, archi­vado, comu­ni­cado o con­ser­vado (artículo 1298-A). Por eso dos con­tra­tos con el mismo con­te­nido pueden tener fuerza pro­ba­to­ria muy dis­tinta.

La con­ser­va­ción. Los comer­cian­tes deben con­ser­var por al menos diez años los men­sa­jes de datos en que cons­ten con­tra­tos, y la infor­ma­ción debe man­te­nerse ínte­gra e inal­te­rada desde que se generó en su forma defi­ni­tiva (artículo 49). La norma ofi­cial que fija los requi­si­tos es la NOM-151-SCFI-2016, publi­cada en el Diario Ofi­cial de la Fede­ra­ción el 30 de marzo de 2017, que prevé cons­tan­cias de con­ser­va­ción con sellos digi­ta­les de tiempo emi­ti­das por pres­ta­do­res de ser­vi­cios de cer­ti­fi­ca­ción acre­di­ta­dos ante la Secre­ta­ría de Eco­no­mía. La cons­tan­cia no con­vierte el docu­mento en prueba plena, pero acre­dita la fia­bi­li­dad del método de con­ser­va­ción, que es el punto que se dis­cute.

La e.firma del SAT no es la regla mer­can­til. La e.firma tiene su fun­da­mento en el Código Fiscal de la Fede­ra­ción para trá­mi­tes fis­ca­les (artículo 17-D). Puede usarse en con­tra­tos pri­va­dos si las partes lo acuer­dan, pero en actos de comer­cio rige el Código de Comer­cio.

Un cambio pro­ce­sal en curso. Por reforma publi­cada el 14 de noviem­bre de 2025, el Código Nacio­nal de Pro­ce­di­mien­tos Civi­les y Fami­lia­res sus­ti­tuirá al Código Fede­ral de Pro­ce­di­mien­tos Civi­les como norma suple­to­ria en los jui­cios mer­can­ti­les (artícu­los 1054 y 1063 del Código de Comer­cio), con­forme a las decla­ra­to­rias de apli­ca­ción y, a más tardar, el 1 de abril de 2027. El cri­te­rio de fia­bi­li­dad se man­tiene en el nuevo código.

Qué debe hacer y en qué plazo

  1. Cla­si­fi­que sus con­tra­tos por riesgo y defina qué tipo de firma usa cada cate­go­ría: simple para ope­ra­cio­nes de bajo valor, avan­zada para con­tra­tos rele­van­tes.
  2. Incluya en cada con­trato una cláu­sula de reco­no­ci­miento de firma elec­tró­nica con­forme a los artícu­los 89, 93 y 97 del Código de Comer­cio, y designe el sis­tema de infor­ma­ción de cada parte para reci­bir men­sa­jes.
  3. Con­serve, junto con el docu­mento, la evi­den­cia de firma: cer­ti­fi­cado, bitá­cora de even­tos, direc­cio­nes de correo y fechas.
  4. Para con­tra­tos rele­van­tes, obtenga cons­tan­cia de con­ser­va­ción con­forme a la NOM-151-SCFI-2016.
  5. Man­tenga la evi­den­cia acce­si­ble por al menos diez años, aunque cambie de pla­ta­forma.
  6. Iden­ti­fi­que los actos que requie­ren ins­tru­mento ante feda­ta­rio, porque esos siguen las reglas del tercer párrafo del artículo 93.
  7. Fije en cada con­trato las fechas de pago, para no depen­der de una inter­pe­la­ción pos­te­rior.

Recomendaciones para mitigar riesgos

Firmar con una herra­mienta ina­de­cuada no aca­rrea una multa, pero sí un riesgo pro­ba­to­rio. Si la contra­parte niega la firma o alega alte­ra­ción, la empresa debe demos­trar la fia­bi­li­dad del método, y un PDF sin bitá­cora ni cons­tan­cia ofrece poco para hacerlo. En un cobro, eso puede sig­ni­fi­car perder el juicio o tener que acre­di­tar la rela­ción con prue­bas indi­rec­tas. Además, la desig­na­ción de un sis­tema de infor­ma­ción para reci­bir men­sa­jes cambia el momento en que se tienen por reci­bi­dos (artículo 91), y una noti­fi­ca­ción de ter­mi­na­ción enviada al buzón equi­vo­cado puede tenerse por no reci­bida.

El medio elec­tró­nico tam­poco cambia la regla de las obli­ga­cio­nes de dar sin fecha de pago: el acree­dor solo puede exigir el pago treinta días des­pués de la inter­pe­la­ción, hecha judi­cial­mente o, fuera de juicio, ante nota­rio o ante dos tes­ti­gos (artículo 2080 del Código Civil Fede­ral). Un correo con acuse no sus­ti­tuye esa for­ma­li­dad cuando de ella depende la exi­gi­bi­li­dad, y por eso con­viene fijar en el con­trato las fechas de pago en lugar de dejar el ven­ci­miento a una inter­pe­la­ción pos­te­rior.

Autoevaluación

Res­ponda sí o no sobre su propia empresa.

  1. ¿Sabe qué tipo de firma elec­tró­nica usa en cada cate­go­ría de con­trato?
  2. ¿Sus con­tra­tos inclu­yen una cláu­sula de reco­no­ci­miento de firma elec­tró­nica?
  3. ¿Desig­nan sus con­tra­tos un correo o sis­tema de infor­ma­ción para reci­bir noti­fi­ca­cio­nes?
  4. ¿Con­serva la bitá­cora de firma junto con cada docu­mento fir­mado?
  5. ¿Tiene cons­tan­cia de con­ser­va­ción con­forme a la NOM-151 para sus con­tra­tos rele­van­tes?
  6. ¿Podría recu­pe­rar un con­trato fir­mado hace ocho años con su evi­den­cia de firma com­pleta?
  7. ¿Sus con­tra­tos fijan fechas de pago cier­tas, sin depen­der de una inter­pe­la­ción?

Cómo lo abordamos en LEXURE

Dise­ña­mos la polí­tica de firma y con­ser­va­ción de con­tra­tos de su empresa: qué firma usar en cada caso, qué cláu­su­las incluir, qué evi­den­cia guar­dar y cómo con­ser­varla para que resista una obje­ción en juicio. Tra­ba­ja­mos con pro­vee­do­res inter­na­cio­na­les espe­cia­li­za­dos en ser­vi­cios elec­tró­ni­cos de con­fianza y adap­ta­mos sus herra­mien­tas a las exi­gen­cias del Código de Comer­cio.

Si sus con­tra­tos ya se firman en línea, agende una reu­nión de diag­nós­tico con noso­tros y revi­se­mos si podría pro­bar­los mañana.

Agendar reunión de diagnóstico Ver las líneas de servicio

Fundamento

  1. Código de Comercio, artículos 49, 80, 89, 89 Bis, 91, 93, 97, 1054, 1063 y 1298-A. Texto vigente (se abre en otra pestaña)
  2. NOM-151-SCFI-2016, Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos, DOF 30 de marzo de 2017. Texto publicado por la Secretaría de Economía (se abre en otra pestaña)
  3. Código Fiscal de la Federación, artículo 17-D. Texto vigente (se abre en otra pestaña)
  4. Código Civil Federal, artículo 2080. Texto vigente (se abre en otra pestaña)
  5. Código Nacional de Procedimientos Civiles y Familiares, artículos 348 a 350. Texto vigente (se abre en otra pestaña)

Esta nota es informativa y describe la norma vigente a la fecha de verificación. No constituye opinión legal sobre un caso concreto.

Siga leyendo

Notas relacionadas.

Ver todas las notas