Diagnostic

Signature électronique et conservation des contrats : quand un PDF signé fait vraiment preuve

Le Code de commerce reconnaît le contrat électronique. Ce qui se discute en justice, c’est la fiabilité de la méthode de signature et de conservation.

Équipe du pôle Contrats commerciaux de LEXURE 7 min de lecture Textes en vigueur vérifiés en 2026

Aujourd’hui, de nom­breux contrats com­mer­ciaux sont signés sur une pla­te­forme et rangés dans un dos­sier par­tagé, ce qui est valable. Le pro­blème surgit lorsque l’autre partie nie avoir signé ou sou­tient que le docu­ment a été modi­fié, et que l’entre­prise découvre qu’elle ne conserve qu’un PDF, sans moyen de prou­ver qui l’a signé ni qu’il est resté intègre.

Ce qu’exige la norme

Le contrat élec­tro­nique oblige. Selon le Code de com­merce (Código de Comer­cio), les contrats com­mer­ciaux conclus par voie élec­tro­nique sont formés dès la récep­tion de l’accep­ta­tion (article 80). La vali­dité et la force obli­ga­toire d’une infor­ma­tion ne peuvent être niées au seul motif qu’elle figure dans un mes­sage de don­nées, et les mes­sages consti­tuent un moyen de preuve (article 89 Bis). Lorsque la loi exige la forme écrite, celle-ci est satis­faite par un mes­sage de don­nées qui reste intègre et acces­sible pour une consul­ta­tion ulté­rieure (article 93).

Signa­ture simple et signa­ture avan­cée. La signa­ture élec­tro­nique simple est toute donnée élec­tro­nique asso­ciée au mes­sage qui iden­ti­fie le signa­taire et indique qu’il en approuve le contenu (article 89). La signa­ture élec­tro­nique avan­cée ou fiable est celle qui rem­plit quatre condi­tions : les don­nées de créa­tion cor­res­pondent au seul signa­taire, elles étaient sous son contrôle exclu­sif au moment de la signa­ture, et il est pos­sible de détec­ter toute alté­ra­tion ulté­rieure tant de la signa­ture que du mes­sage (article 97). La loi n’exige pas une signa­ture avan­cée pour tout, puisqu’une signa­ture appro­priée aux fins du mes­sage suffit (article 97, pre­mier alinéa), même si, en jus­tice, la dif­fé­rence pèse.

Ce qu’appré­cie le juge. Pour appré­cier un mes­sage de don­nées, on tient compte prin­ci­pa­le­ment de la fia­bi­lité de la méthode par laquelle il a été généré, archivé, com­mu­ni­qué ou conservé (article 1298-A). C’est pour­quoi deux contrats au contenu iden­tique peuvent avoir une force pro­bante très dif­fé­rente.

La conser­va­tion. Les com­mer­çants doivent conser­ver pen­dant au moins dix ans les mes­sages de don­nées qui constatent des contrats, et l’infor­ma­tion doit rester intègre et inal­té­rée depuis sa géné­ra­tion sous sa forme défi­ni­tive (article 49). La norme offi­cielle qui fixe les exi­gences est la NOM-151-SCFI-2016, publiée au Jour­nal offi­ciel de la Fédé­ra­tion (DOF) le 30 mars 2017, qui pré­voit des cer­ti­fi­cats de conser­va­tion (constan­cias de conser­va­ción) avec horo­da­tage numé­rique, déli­vrés par des pres­ta­taires de ser­vices de cer­ti­fi­ca­tion accré­di­tés auprès du minis­tère de l’Éco­no­mie (Secre­taría de Eco­nomía). Le cer­ti­fi­cat ne fait pas du docu­ment une preuve par­faite, mais il atteste la fia­bi­lité de la méthode de conser­va­tion, qui est le point débattu.

L’e.firma du SAT n’est pas la règle com­mer­ciale. L’e.firma du Ser­vice d’admi­nis­tra­tion fis­cale (SAT) trouve son fon­de­ment dans le Code fiscal de la Fédé­ra­tion (Código Fiscal de la Fede­ra­ción) pour les démarches fis­cales (article 17-D). Elle peut être uti­li­sée dans des contrats privés si les par­ties en conviennent, mais pour les actes de com­merce, c’est le Code de com­merce qui s’applique.

Un chan­ge­ment pro­cé­du­ral en cours. Par une réforme publiée le 14 novembre 2025, le Code natio­nal de pro­cé­dure civile et fami­liale (Código Nacio­nal de Pro­ce­di­mien­tos Civiles y Fami­liares) rem­pla­cera le Code fédé­ral de pro­cé­dure civile (Código Fede­ral de Pro­ce­di­mien­tos Civiles) comme norme sup­plé­tive dans les procès com­mer­ciaux (articles 1054 et 1063 du Code de com­merce), selon les décla­ra­tions d’appli­ca­tion (decla­ra­to­rias) et, au plus tard, le 1er avril 2027. Le cri­tère de fia­bi­lité est main­tenu dans le nou­veau code.

Que faire et dans quel délai

  1. Clas­sez vos contrats par niveau de risque et défi­nis­sez le type de signa­ture de chaque caté­go­rie : simple pour les opé­ra­tions de faible valeur, avan­cée pour les contrats impor­tants.
  2. Insé­rez dans chaque contrat une clause de recon­nais­sance de la signa­ture élec­tro­nique conforme aux articles 89, 93 et 97 du Code de com­merce, et dési­gnez le sys­tème d’infor­ma­tion de chaque partie pour la récep­tion des mes­sages.
  3. Conser­vez, avec le docu­ment, les preuves de signa­ture : cer­ti­fi­cat, jour­nal des évé­ne­ments, adresses élec­tro­niques et dates.
  4. Pour les contrats impor­tants, obte­nez un cer­ti­fi­cat de conser­va­tion conforme à la NOM-151-SCFI-2016.
  5. Gardez ces preuves acces­sibles pen­dant au moins dix ans, même en cas de chan­ge­ment de pla­te­forme.
  6. Iden­ti­fiez les actes qui exigent un acte authen­tique devant un offi­cier public (feda­ta­rio), car ils suivent les règles du troi­sième alinéa de l’article 93.
  7. Fixez dans chaque contrat les dates de paie­ment, pour ne pas dépendre d’une inter­pel­la­tion ulté­rieure.

Recommandations pour atténuer les risques

Signer avec un outil inadapté n’entraîne pas d’amende, mais crée un risque pro­ba­toire. Si la contre­par­tie nie la signa­ture ou invoque une alté­ra­tion, l’entre­prise doit démon­trer la fia­bi­lité de la méthode, et un PDF sans jour­nal ni cer­ti­fi­cat offre peu d’élé­ments pour y par­ve­nir. Dans une action en recou­vre­ment, cela peut signi­fier perdre le procès ou devoir éta­blir la rela­tion par des preuves indi­rectes. En outre, la dési­gna­tion d’un sys­tème d’infor­ma­tion pour la récep­tion des mes­sages modi­fie le moment où ils sont répu­tés reçus (article 91), et une noti­fi­ca­tion de rési­lia­tion envoyée à la mau­vaise boîte de récep­tion peut être répu­tée non reçue.

Le sup­port élec­tro­nique ne modi­fie pas non plus la règle appli­cable aux obli­ga­tions de donner sans date de paie­ment : le créan­cier ne peut exiger le paie­ment que trente jours après l’inter­pel­la­tion, faite en jus­tice ou, hors procès, devant notaire ou devant deux témoins, selon l’article 2080 du Code civil fédé­ral (Código Civil Fede­ral). Un cour­riel avec accusé de récep­tion ne rem­place pas cette for­ma­lité lorsque l’exi­gi­bi­lité en dépend ; c’est pour­quoi il est pré­fé­rable de fixer dans le contrat les dates de paie­ment plutôt que de lais­ser l’échéance à une inter­pel­la­tion ulté­rieure.

Autoévaluation

Répon­dez par oui ou par non au sujet de votre propre entre­prise.

  1. Savez-vous quel type de signa­ture élec­tro­nique vous uti­li­sez pour chaque caté­go­rie de contrat ?
  2. Vos contrats com­prennent-ils une clause de recon­nais­sance de la signa­ture élec­tro­nique ?
  3. Vos contrats dési­gnent-ils une adresse élec­tro­nique ou un sys­tème d’infor­ma­tion pour la récep­tion des noti­fi­ca­tions ?
  4. Conser­vez-vous le jour­nal de signa­ture avec chaque docu­ment signé ?
  5. Dis­po­sez-vous d’un cer­ti­fi­cat de conser­va­tion conforme à la NOM-151 pour vos contrats impor­tants ?
  6. Pour­riez-vous retrou­ver un contrat signé il y a huit ans avec l’inté­gra­lité de ses preuves de signa­ture ?
  7. Vos contrats fixent-ils des dates de paie­ment cer­taines, sans dépendre d’une inter­pel­la­tion ?

Notre approche chez LEXURE

Nous conce­vons la poli­tique de signa­ture et de conser­va­tion des contrats de votre entre­prise : quelle signa­ture uti­li­ser dans chaque cas, quelles clauses inclure, quelles preuves garder et com­ment les conser­ver pour qu’elles résistent à une contes­ta­tion en jus­tice. Nous tra­vaillons avec des pres­ta­taires inter­na­tio­naux spé­cia­li­sés dans les ser­vices élec­tro­niques de confiance et adap­tons leurs outils aux exi­gences du Code de com­merce.

Si vos contrats sont déjà signés en ligne, pla­ni­fiez une réunion de diag­nos­tic avec nous et véri­fions si vous pour­riez en appor­ter la preuve demain.

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Base légale

  1. Code de commerce, articles 49, 80, 89, 89 Bis, 91, 93, 97, 1054, 1063 et 1298-A. Texte en vigueur (s’ouvre dans un nouvel onglet)
  2. NOM-151-SCFI-2016, exigences applicables à la conservation des messages de données et à la numérisation des documents (Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos), DOF du 30 mars 2017. Texte publié par le ministère de l’Économie (s’ouvre dans un nouvel onglet)
  3. Code fiscal de la Fédération, article 17-D. Texte en vigueur (s’ouvre dans un nouvel onglet)
  4. Code civil fédéral, article 2080. Texte en vigueur (s’ouvre dans un nouvel onglet)
  5. Code national de procédure civile et familiale, articles 348 à 350. Texte en vigueur (s’ouvre dans un nouvel onglet)

Cette note est informative et décrit la norme en vigueur à la date de vérification. Elle ne constitue pas un avis de droit sur un cas particulier. Il s’agit d’une traduction de l’original espagnol : le droit mexicain est publié en espagnol et seuls les textes officiels en espagnol font foi.

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